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ゴールはどこだ!? 話が本題からそれる会議に対策は? / 2010年07月29日(木)
マグロ船会議術:会議をしているうち、話が横道にそれてしまい、「その話は今しなくてもいいんだけどなあ」と思いつつ、軌道修正ができずにイライラしてしまったことはありませんか? そんな事態を防ぐ方法をお伝えします。

 あなたは創業20年のデコボコ水産に勤める若手社員。今日は、お中元用の新商品開発の会議に出席しています。

部長 もう、すっかり夏だな。夏と言えばお中元だ。今度こそ、売れる商品を作ろうではないか!

社員B 食い物っていうのも芸がないっスよね。

社員A 置物とか作ります? “水に棲む化け物シリーズ”ってことで、カッパのミイラをリアルな人形にしてみるとか。

部長 化け物で攻めるというのは、ある意味、夏らしくていいじゃないか。

社員C 問題は、どこでその人形を作ってもらうかですかねえ

部長 年末の展示会で、我が社のマスコットとして作ってもらったタコ星人の人形はデキが悪かったな。

社員D タコなのに足が10本もありましたし、妙にリアル過ぎて、見た子供が泣いてましたからね……。

部長 そもそも、タコを扱った商品がなかったのに、何でタコのキャラクターにしたんだ?

社員B あの時、部長が「タコにしろ!」って言ったからじゃないっスか! 今年の展示会では、商品にちなんだキャラクターにしないとダメっスね。

部長 じゃあ今年の展示会でのメイン商品はどうするか……。

 さて、こうして目の前に差し迫ったお中元の商品開発の話題はどこかへ行ってしまい、会議の場は、すっかり年末の展示会について話すようになってしまいました。もしあなたがファシリテーターだったら、こうした、本筋からそれる会議に対して、どのような対策をとりますか? 下記の選択肢から、一番効果的だと思うものを選んで下さい。


1. 会議の前に「何についての結論を出す会議なのか」を示した資料を配る
2. 本筋からそれた話になってきたら「それは、今話し合うことではないですよね」と止める。言いづらければ、「それで、お中元の話ですけど、どうします?」とそしらぬ顔で議題に戻す
3. 挙手制にして、関係のない発言はすべて禁止する

●会議の前に資料を配る――90点

 会議の直前でも構いませんので、「今日の会議は、何についての結論を得たいのか?」ということを、紙にして配りましょう。紙にしておけば見返すことができますので、メンバーの1人1人が気をつけるようになります。

 これはサッカーでたとえるならば、“ゴール”の場所をみんなに見せること。サッカーはゴールにボールを入れるために、みんなで球を蹴り合っています。どこにゴールがあるのか分からないまま、サッカーをするなんてありえまえせん。

 でも会議ではなぜか、“ゴール(何が決定すれば会議が終了するのか)”を設置しないで試合を始めているサッカーになりがち。会議の始まりに口頭で伝えることもいいですが、会議の参加者はビックリするほど早く忘れ去ります。会議中、話している内容に気をとられてしまうからでしょう。

 うまく舵取りをせず放置してしまうと、参加者はその瞬間に気になったことを次々と議題にしてしまうため、「色々話し合ったけど、結局何も決まらなかったね」という事態になりがちです。ですからこうした課題設定は、紙に書いて渡しておくほうがよいでしょう。

 ある企業の会議をオブザーブしていたときの会議のテーマは、「フランス人にどうやったら自社の商品を買ってもらえるか?」でした。だんだん話が脱線してきたのですが、オブザーバーだったので、黙って聞いていました。

 すると最後の方は、「俺の前世はフランス人だった」という話になってしまい、何の会議だか、さっぱり分からなくなってしまいました。……さすがにこの事例はかなり極端ではありますが、似たようなことは往々にして起きています。

●本筋からそれたらいったん止めるか、そしらぬ顔で議題に戻す――50点

 話が本当に議題にしたいものより逸れてきたら、「それは今回の会議とは別の話ですよね?」と言って、議論を戻すことは正しいです。しかし、この方法は失敗する確率が高いと思います。会議の場で、いったんノッてきてしまった話を戻そうとすると、周りにとっては水をさされた気分になることがあるからです。

 参加者の中での立場が上のほうの場合は有効かもしれませんが、若い人がやった場合は、「んなこたあ、おまえに言われなくても分かっとる!」という目で見られる可能性があります(でも、実際には分かってないと思うのですが……)。

●挙手制にして、関係のない発言はすべて禁止する――20点

 挙手制にすれば、確かに会議は脱線しにくくなります。発言をするまでにハードルがありますから、メンバー1人1人が自分の発言を吟味して発言するからです。しかし、このハードルが逆に仇となり、盛り上がりに欠ける会議になりがちです。

 会社員時代、わたしも挙手制の会議を試したことがあるのですが、手を挙げてから指されるのまでの時間は、体感的にはとても長いものです。それに、せっかく盛り上がりそうな雰囲気になったときも、その勢いを殺してしまうために、イライラしました。

●ゴールを決めた上でほかの議題に変更するのは?

 「何についての結論を出す会議なのかを会議前に決めるのはいいけど、話し合っている最中に、もっと大事な議題を見つけたらどうするの?」と聞かれることがあります。その場合は会議中に思いついた「もっと大事な議題」について話し合って下さい。

 「勝手に話があらぬ方向に飛んでしまう」のと、「あらかじめ“ゴール”を決めた上で違う議題に変更する」のはまったく違います。「勝手に話があらぬ方向に飛んでしまう」のは、単なるフーテンです。

 しかし、「あらかじめゴールを決めた上で違う議題に変更する」というのは、「最初に決めたゴールより、今思いついた議題の方が大事だよね」という“比較”があった上でのことですから、変更をしてもいいのです。

 ですから、まずは1行だけでも構いませんので、「今日の会議は何が決まったらいいのか?」というのを書いた紙を参加者に配っておきましょう。【齊藤正明】

※この連載は、「@nifty ビジネス」で連載中の「今日からなれるファシリテーター 〜荒波を乗り越えるマグロ船会議術〜」から抜粋、再編集したものです。

【7月28日19時52分配信 誠 Biz.ID
http://headlines.yahoo.co.jp/hl?a=20100728-00000077-zdn_b-inet
 
   
Posted at 12:32/ この記事のURL
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