グループウェアを活用すること

December 15 [Tue], 2015, 21:54
日々の業務で情報共有不足によって不便を感じたという経験は、誰もが持っていることでしょう。
その会社に勤める人数が多ければ多いほど、こうした状況に陥る頻度も高くなる傾向にあります。


業務をスムーズに遂行するにあたっては、これを克服するための何らかの対策をとらなければなりません。

近年、グループウェアを活用することで活路を見出そうとする動きが活発になっています。


グループウェアとは、その名の通り、一緒に仕事をするメンバーや課のメンバー、会社全体の構成員といった各種グループによって活用されるソフトウェアであり、メンバー間のコミュニケーションの効率化や蜜な情報共有などを実現する助けとなってくれます。
例えば、チームの連絡事項をチーム専用の掲示板に投稿することで、情報を見やすい形で共有することができます。


また、会議に必要な書類を参加メンバーに配布したい場合、ファイルサイズが大きいとメールでの送付は適切ではありません。

そんな時は、共有フォルダに会議資料を格納し、各自ダウンロードするよう案内すればよいのです。


細やかにアクセス権を設定することで、必要なメンバーのみで共有できるため、セキュリティー上の問題もありません。

ファイルのやり取りに関係しますが、電子ファイルを設定した承認プロセスのとおりに順繰りに回していく電子決裁機能もサポートしています。

これにより、意思決定速度の向上や、ペーパーレス化による環境保全への貢献が見込まれます。

日々の業務形態に合わせ、グループウェアをカスタマイズし利用していくとよいでしょう。

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