経費コストを削減し作業効率を上げるための書類の管理方法とは?
2014.11.19 [Wed] 16:14



仕事で使う書類には頻繁に使用する書類もあれば
使用頻度の低い書類もありますよね。


頻繁に使うわけではないけれど保存期間(年数)が決められていて
捨てるに捨てられない処分できない書類。


ダンボール箱に詰めて倉庫に放り込んであるので
必要になって探そうとするとなかなか見つからない
なんてことはありませんか?


頻繁に使う書類は事務所内の机の引き出しや
棚に並べて保管していたりファイリングしてあるけど
いざ探そうとするとなかなか見つからないことも....。


そして紙ベースで保管していると
書類やファイルがだんだん増えて来て棚が足りない!!
ということが起こって困ってしまいますよね。


外部のレンタルスペースや貸し倉庫を借りるのも経費がかかりますし
遠いととっても不便です。


働いている人達は事務所をもっと広く使いたい
できれば棚を減らしたい
机の上や引き出しの中をスッキリさせたい
と思っているかもしれませんね。


このようなお悩みでお困りでしたらこの機会に
書類の電子化(PDF化)を試してみてはいかがでしょうか。


書類の電子化とは書類をスキャナーでスキャニングしてPDFファイルに変換したものを
ディスクに保存しパソコンなどで管理できるようにする方法です。


書類を電子化することで様々なメリットがあります。


スキャンした画像にOCR処理をすることによって
画像として読み取った文字を文字データに変換することができます。


ですので一瞬で必要な書類を検索できるようにすことが可能になり
社内でデータを共有することで業務や作業を効率化をすることができます。


iPadなどを使って営業の時にプレゼンを行うこともできますね。


次にあげられるのはディスクに保存することで今までのような
紙の書類を保存したり保管するためにかかるコストの削減ができます。


保管用の棚も減らすことができますので
事務所スペースが広くもっと有効に使えるようになりますね。


そして電子化することによってセキュリティー管理もしやすくなり
情報の漏洩を防ぐこともできます。


データディスクを複数作成し違う拠点で保管することで
災害等による紛失も防げます。


書類の電子化は自社内で行うことも可能ですが
最近はかなりお安い料金で発注できるようになっていますので
書類が大量にある場合には専門の業者に外注するのがオススメです。


書類の電子化に興味のある方は下の画像をクリックして
ぜひ一度詳しい内容をご覧になってください↓↓





 

OCR処理とは
2014.11.19 [Wed] 16:13



書類の電子化で使われる専門用語に『OCR』という言葉があります。
『OCR』とはどういういみなのでしょうか?


『OCR』の意味の解釈としては2種類あります。


ひとつは、Optical Character Recognitionで光学文字認識という意味と
Optical Character Readerで光学式文字読取装置という意味です。


まとめるとパソコンで文字を認識するための技術
もしくはパソコンで文字を読み取るようにするソフトウェアという意味になります。


『OCR』がどのような技術なのかというと
PDFに変換したファイルの文字の上に透明なテキストを埋め込むという技術です。


透明なテキストが埋め込むことでパソコンでの文字検索が可能になります。


単なるPDFファイルでは文字を認識することはできません。


パソコンに文字を認識させるためにはOCR処理が必要になってきます。


 

PDFとは
2014.11.19 [Wed] 16:10



PDFとはアドビ システムズ社が開発した文書表示用のファイル形式で
Portable Document Format(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)
の頭文字をとった専門用語です。


パソコンで作成した文書やデザイン、レイアウトなどを出力するには
紙に印刷しなければなりませんでしたが
PDFにより電子化してファイルで渡したり
ネットで送信して配布することが可能になりました。


PDFは電子の紙ということもできますね。


現在ではPDFを作成するにはPDFプリンタードライバーを使って
各アプリケーションの印刷から作成する方法がもっともポピュラーになっています。


作成されたPDFは印刷したものとほぼ同じイメージになり
受け取った側はPDFリーダーを使って見たり印刷したりできます。