辦公室設計不只形塑公司文化,還決定員工的效率!

September 26 [Tue], 2017, 14:38
起於1960年代的格子間,曾是主流辦公文化中不可缺少的主角。到了1990年代,人們對辦公場所的看法開始改變,既有英劇《辦公室瘋雲》(The Office)中表達的對格子間佈局的不滿,又有漫畫家Scott Adams在筆下的Dilbert漫畫裡對於辦公場所的嘲諷,辦公室開始變成人在各種乏味且毫無特色的空間裡虛耗生命的象徵。

2000年左右,以Google為首的一批矽谷科技公司,引領了開放式辦公的潮流,共用長桌、主題會議室、專屬遊戲屋和休咖啡餐吧等元素,開始成為「標配」。台北商務辦公室出租

近幾年,智慧手機、無線網路以及遠端視頻設備的普及,又催生了「SOHO辦公」、「共用辦公」模式的生長。理論上,只要硬體允許,一個人可以在任何時間、任何地方完成工作,辦公室帶來的「集體氛圍」隨之減弱。

公司還需要在辦公場所的構建上投入重金嗎?假如技術便於我們在任何地方工作,還會有人需要辦公室嗎?各種質疑的聲音直指辦公室存在的價值。台北商務辦公室出租

但與此同時,大公司們卻掀起了另一波興建Campus式辦公總部的浪潮:耗資50億建新總部的蘋果,在西雅圖購置地產興建總部的亞馬遜,請來建築大師Frank Gehry新建園區的Facebook,以及在深圳打造雙塔辦公大樓的騰訊,和在杭州西溪園區蓋起新總部的阿里巴巴。

辦公傢俱品牌Steelcase亞太區市場傳訊總監Cherry Wan在文章《未來我們還需要辦公室嗎?》中提出了一個很實際的說法,「不管科技如何發展,將大家聚集到同一個物理空間裡工作,是獲得最佳工作表現的前提。」

如果這個說法的確有效,它也需要考慮一個細節──科技既然已經改變一個人對於集體參與感的體驗,設計要如何呼應這種改變,以便讓這些心態更新之後的工作人員依然可以聚集在「同一個物理空間」裡,以便互相配合、激發創意、高效工作。

其中一個重要的前提,是設計必須高度服務於公司需求。一家公司的業務特點、員工工作特點和多樣性,決定了辦公空間的佈局和形態。

我們嘗試著從不同領域、規模、形態的辦公空間案例入手,分析時下辦公場所的設計特點。 我們發現,以下五個趨勢出現頻率較高,大多數辦公室設計的方向都可以歸納其中:

依公司工作協作特點量體裁衣設計辦公場所,注重提升工作效率
協作辦公與私密性的平衡
智慧化辦公,幫助企業提升員工工作體驗
注重身心健康、可持續發展
借力設計闡釋公司文化
我們先就「如何提升工作效率」展示一些可供參考的案例。因為每個公司業務各異,工作方式和協作辦公的特點也各有不同,在如何通過設計辦公場所提升工作效率這一點上,並不會出現類似於「格子間」這樣的標準答案,而是設計師根據每個公司量身而做的解決方案。

跨領域不同部門之間的協作共事,如何做到高效便捷?

波音公司在地震後的一次「湖畔大遷移」行動,便是通過設計辦公場所提升效率的一個典型案例。

主導這一專案的是在辦公總部設計領域經驗豐富的美國公司NBBJ,以及辦公傢俱品牌Steelcase的顧問團隊。把工程師的辦公室搬到飛機工廠裡面?起碼在2000年以前,波音公司的高層從未有過這個念頭。

這個在全球範圍擁有近12,000架正在運行的商務噴射機的航空公司,其最受歡迎的飛機型號737系列客機,銷量占全球商務噴射機四成之多。

2001年,紐約發生「911恐怖攻擊事件」,重創全球航空業,商務、旅行遊客數量驟減,同時波音公司還面臨著與空客激烈競爭市場份額的局面。

而在那一年的2月28日,西雅圖一場6.8級的地震,已將波音公司的幾幢辦公大樓夷為平地,亟待解決的問題是,1200 名工程師和後勤人員無處辦公、安置的窘況。

無疑,這兩次災難性事件的發生,讓2001年成為波音公司艱難的一年。

趁著多家航空公司相繼推行精益生產工序的這波潮流,波音公司也打算將生產流程精簡化。

既然老辦公大樓被震毀,不如趁機把沒能得到安置的工程師們搬遷至位於華盛頓湖737工廠的空置倉庫中,公司將這次行動稱之為「湖畔大遷移」(Move To The Lake),希望能夠模糊傳統的設計人員和生產人員之間的界限,讓他們在同一屋簷下一起工作。

那個時期,正趕上波音公司從「儲藏設備」模式轉型至「即時生產」模式,工廠將配層三座塔樓的巨大空間騰空出來。NBBJ利用這些空置的區域,在工廠內插入了18580平方公尺的辦公空間,創造了一個工廠−辦公混合的模式,使得工程師可以在飛機組裝工人旁工作。

通過把工廠和辦公空間搬到一起,波音公司的建築占地面積,從120餘萬平方公尺降至80餘萬平方公尺。


而這次辦公室的搬遷行動,也顛覆了波音公司傳統的飛機製造工序和辦公協作文化。波音公司飛機製造部前副總裁兼總經理Carolyn Corvi表示:「這不僅僅是一次設施的搬遷。我們希望改變我們的工作方式,創造製造者和設計者之間的連結,並幫助我們以更順暢的溝通,更有效的運作和更有競爭力的方式來進行聯繫。」

根據Carolyn Corvi的回憶,過去很長時間,波音的產品設計人員和工廠的生產工人之間,存在巨大的鴻溝,工程師或設計人員們,對於自己努力打拼回來的白領地位很是驕傲,工廠是這個群體絕對不會涉足的地方。而在Corvi看來,這顯然不利於產品研發,「公司每位員工理應將所有的注意力都聚焦於飛機上,但如果你身處離飛機很遠的辦公樓裡,又怎麼能夠關注到製造飛機的細節呢?」台北商務辦公室出租

地震是一場災難,但也為波音公司提供了一次變革良機。

在試圖勸說公司的行政主管同意將工程師辦公室遷往湖畔工廠時,Carolyn Corvi聲稱:「革新工作模式能提升團隊表現,從而達到特定的生產力和效率目標。」更直白地來講,就是讓工程師與製造工人能夠在新空間內協作得更為緊密。

三幢辦公大樓沿著工廠的外側長邊以及中間包含員工服務中心的塔樓依次排開,大約有1200名業務和工程人員在三層樓的辦公室裡工作,900 名機械工程工人在工廠層工作。按照移動裝配線的概念,飛機一字排開,5架並排沿著91米ェ的空間,以每分鐘5公分的速度沿著工廠層移動,進行組裝。


NBBJ公司的首席設計師Anne Cunningham和專案經理Lori Walker帶領團隊,將設計重心放在飛機製造本身,試圖在辦公區域重現生產過程,展示飛機的各個零部件在還未投入生產線時散落各處的樣子,然後如何組裝成為整架飛機,進而通過測試和出廠等各個程式。設計團隊希望通過這種搶眼的視覺效果,與生產線的同事達成某種溝通。


工程師團隊被置於中層的開放式辦公空間,辦公塔的牆壁由透明的聚碳酸酯面板和透明上釉的減震器(用於減少車間噪音)組成,一方面讓體積本就很大的工廠看起來更為開闊空曠,更重要的,是能讓工程師通過透明的牆壁,看見工廠區域整條龐大的生產線的即時運作。

在辦公室和工廠的生產區域之間,曾是飛機的停泊區,如今也被改造為一條ェ闊的木板路走廊,成為了工程師、技術員、工人以及行政主管等不同部門的員工經常交流、討論業務的地方,模糊了辦公室與工廠、藍領和白領之間的界限。

這一辦公佈局革新的優勢,還體現在製造飛機的效率上。

工廠生產車間裡,持續閃爍的燈光穿過透明牆壁,照進辦公區域,吸引那些此前不會踏足工廠的工程師們的注意,可以親自瞭解到生產線上的運作情況。

以前兩地辦公時,當技術員遇到問題時,可能需要短則幾天,長則數個星期才能夠解決。但現在所有問題都可以即時溝通、解決。

整個工廠設計成一個大型陳列室,在這個建築裡可以從任何角度看到飛機。這個視覺上的聯繫是使所有員工參與過程的關鍵。當問題發生時,警告燈或生產線停止這些強大的視覺提示,能夠被所有人看見。工程師和機械師看到緊急信號後,能夠在幾分鐘之內及時解決問題。

在大多數情況下,需要花費幾天或是幾個星期去解決的問題現在一個小時內便被搞定。

在辦公室遷移期間負責協調工程師和技術員的廠長 Pat Manelly表示:「我就在自己設計的飛機旁邊工作。看見它逐漸往工廠後門移動,我就知道自己也是時候動起來了。」

整個流程開始加速,製造一架波音737飛機的平均時間從22天縮短到11天,效率搨キ50%。

其實,早在兩千餘名員工搬進新辦公室之前,波音公司先是進行了一次試行計畫。40名志願工程師被安置在工廠裡的露天夾樓辦公室中工作90天,檢驗這些設想並實際測試。當時,一位試行計畫中的經理Kendall Krieg也指出,大部分工程師其實並不太願意來到工廠工作,但這90天的試行期,讓他們感受到了這種工作模式的便利和高效。「它讓員工知道不用再依照傳統的方法做事,每個員工都會考慮上一道和下一道工序,讓我們構思工序的過程越來越順利,打破了各個流程之間的阻隔。」Kendall Krieg表示。

這次搬遷專案的工程部總監Lynda Carlson表示:「試行專案結束時,工程師的態度和開始時有了很大轉變。」

除此之外,工廠內還加入了很多允許員工自由進出的新的公共空間。比如設有投影機、螢幕以及小型圖書館的咖啡空間,員工服務中心可以提供上網、乾洗和照片沖洗服務等等。而在工廠北端的員工餐廳上層,員工還可以一睹窗外的華盛頓湖美景。而不管是在咖啡廳會面,或是在安靜房間裡埋頭苦幹,飛機一直在他們的視線範圍。

如果員工不需要獨立辦公桌,空間應該怎樣規劃?

我們曾經介紹過的曼谷Inteltion IT顧問公司的新辦公室也是一例,不論是公司規模、業務模式還是工作流程,它雖不及波音公司那般龐大、複雜,但如何利用好170平方公尺的辦公室服務於60名員工,也是他們找來泰國當地設計團隊Onion Design Associates改造辦公室的原因。

不同於一般公司,Inteltion IT顧問公司的員工通常需要在客戶的辦公室辦公,以便隨時維護客戶的電腦系統,只有當他們在等待新專案或者新客戶的時候才會回到自家辦公室工作,這就意味著公司並不需要為每個員工設計獨立的辦公桌,而是需要為員工和客戶的會面交流提供相關辦公場所。

此外,這裡的每個員工都需要在電腦面前工作,對可移動性及無線網路的要求就很高了。


考慮到員工終日面對電腦的高強度工作,設計團隊在辦公空間裡植入了許多由白色鐵管製成的健身設施和遊戲台,單杠、吊環、拳擊沙包,既設置了不同的會客場景,又在本就疏離的工作模式下通過運動的方式促進了員工之間的內部交流。

部門、員工之間的高頻率高密度交流需求,如何透過空間佈局實現?

如果說波音公司是在震後重建辦公空間的契機中找到了提升公司效率的應對之策,那有著幾十年歷史的通訊設計公司Agnew Moyer Smith,則是主動求變,其主要業務是幫助企業解決通信溝通問題,實現資訊視覺化,比如構建複雜網站,開發電子學習課程等等。

但公司創立時,還是電腦剛剛進入該行業的年代,公司現有空間的設計,已經跟不上公司團隊結構與工作流程發展的變化。為此,他們邀請了芝加哥設計公司Archideas重構整個辦公場所。

在改造之前,Archidea的設計師把大量時間花在了觀察Agnew Moyer Smith公司員工真實的工作流程和狀態上,除此之外,他們還邀請公司員工參與到設計過程當中,鼓勵他們說出自己對於辦公室使用的想法,瞭解他們的實際需求,然後根據各個部門員工的差異化需求,創造能夠滿足各種工作流程的辦公空間。

設計團隊瞭解到,作為一家以資訊為產品的公司,Agnew Moyer Smith的發展完全取決於它的知識型雇員能夠在多大程度上去創造、協作和溝通,員工之間的高頻率交流,各種頭腦風暴或是工作討論會的密集程度極高。

按照Agnew Moyer Smith合夥人Reed Agnew的說法,「我們的辦公場所需要助力員工探索不同的想法,滿足員工之間的溝通交流。」

如何有效支援創意型的協作方式,營造一個大家願意分享觀點和想法的環境成為關鍵。

Archideas給出的解決方案,是把沿著長廊占地約為1486平方公尺的區域改造成「主街」區,這就相當於為公司創造了一個核心場所,所有職能部門距離這條「主街」都不遠,便於溝通和交流。

Agnew Moyer Smith有七個職能部門,包括專案管理、設計、軟體工程等部門,每次接手新的專案都會由來自各部門的同事組成一個專案團隊,在整個專案週期內合作共事,短則一個月,長則一兩年。

根據這一工作模式,Archideas設計了尺度不一的各種協作辦公空間,以滿足不同的需求。空間內隨處可見的可移動展示板,意在迅速將各種資訊傳遞到另外的工作空間。

而在每個團隊辦公室周圍,還設有工作島,便於團隊成員召開短時間的站立會議。

支援工作的一些細節也做得很貼心,比如配備平板螢幕的可旋轉顯示器支架,可支援多人共同觀看螢幕上的資訊。移動桌允許員工調整空間大小和配置,並且可以臨時借用額外工作臺面來滿足短時需求。

Agnew Moyer Smith合夥人Don Moyer稱:「新設計帶來的區別顯而易見。我們看到了更協作的工作過程,客戶留在這裡的時間更長,展示和討論的工作也更多。有人喜歡在咖啡區溝通交談,也有人願意留在獨立隔間安靜工作,整個公司都在變得更快。」

本文授權轉載自:好奇心日報

資料來源:數位時代