社外文書B(詫び状) 

June 07 [Sat], 2008, 17:00
ビジネス文書★詫び状

詫び状を書く際に重要なのは、挨拶は最小限にしてすぐにお詫びの言葉を述べることと、言い訳をせず今後の対応策を示す事です。
通常の社外文書や、お詫びの内容がそれほどでない場合は時候の挨拶を入れますが、拝啓(急啓)などの頭語を書いたら、すぐに詫び状の本文に入る方が良いでしょう。

謝罪の意を示すのは大事ですが、大げさなお詫びをすると、必要以上の賠償額を提示される可能性もありますので気をつけ、今後同じことが起きないような善後策をきちっと示す事が大事です。

詫びるときの言葉は、不始末の程度や、一方的に当方だけに非があるのかによっても多少変わります。


ビジネスで詫び状を出すケースには次のようなものがあります。

@ 約束の期日に商品が届かない場合や態度が横柄で客に迷惑をかけた場合

A 請求書の金額の間違いや納品遅れなどで取引先へ迷惑をかけた場合


詫び状の文書の文型(日付、相手先、当社担当、表題など)は通常の社外文書と同様です。

例文

★ まず事実関係について述べます。

「このたびはお客様に対し、弊社社員の対応に失礼がありました由、誠に申し訳なく、謹んでお詫び申し上げます。」

「ご連絡をいただきました請求書の件は弊社の入力ミスによるものでございました。
大変ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございませんでした。」

★ 次に、事後の対処方法について述べます。

「日頃より、社員教育に力を傾けておりましたが、なお至らない点がございました。今回のご指摘を受け、 さらに社員への指導を徹底する所存でございます。」

「訂正した請求書をお送り致しますので、ご査収くださいますようお願い申し上げます。
なお、前回の請求書はお手数ですが破棄の程、宜しくお願い申し上げます。」

★ 二度と同じミスを犯さない旨伝えます。

「今後このようなご迷惑をおかけすることのないよう、社員一同、サービスの向上に誠心誠意努力をしてまいる所存にございます。」

「今後このような不手際のないよう、十分に注意してまいります。」

★ 結びとして

「今後とも変わらぬご愛顧のほどを心よりお願い申し上げます。」

「今後とも変わらぬお引き立てのほど、何卒よろしくお願い申し上げます。」

ビジネス文書(社内)A 

June 03 [Tue], 2008, 14:44
今回は社内文書の書き方についてです。

社内文書には、

辞令・通達・指示・通知 →上司から部下へ
稟議書・企画書・報告書 →部下から上司へ
回覧文・連絡・伝言 →部署間
     と、3種類のものがあります

◎ ビジネス文書(社内文書)の書き方

@ 文書番号

社内文書は横書きがほとんどです。その場合右寄せで付けます。重要な文書には付けておくと、後で調べたり抜き出すのに便利です。目的、内容、種類、部署などで分類しましょう。

A 日付

文書記号の下段に右寄せで記入します。作成日でなく発信日の日付にします。

B 宛名

日付より1行下げて左側に書きます。回覧する時などは○○各位とします。

C 発信者名

部署と発信者名を書きます。

D 表題

中央に内容文より大きめの字で書きます。内容が分かりやすいように明確に表示します。
例:「○○のご案内」

E 記

本文の後で、日時・場所・参加者など、本文の補足項目を書きます。

F 問い合わせ先

担当者の名前と電話番号を明記しておきます。

ビジネス文書(社外)@ 

February 11 [Mon], 2008, 17:09
取引先などにビジネス文書(社外文書)を出す時に、失礼のないビジネス文書の書き方を覚えましょう

★ 社外文書の種類

社外文書には以下の2種類があります。

取引・交渉関係・・依頼状、請求状、通知状、
社交・儀礼関係・・案内状、挨拶状、紹介状、礼状

【ビジネス文書(社外文書)の書く内容】

@ 文書番号

右上に書きます。内容・種類・取引先などに分けて整理しておくと、後で調べる時にスムーズにいきます。

A 日付

文書記号の下に書きます。投函する日付が基本です。但し、見積書や請求書は作成・発行した日付となります。

B 宛名

日付の行より1行下げて左側に書きます。
先方の会社名、所属を書き、その下に役職名・個人名を書きます。

 相手の名前、役職が分からない場合は、上司に確認するか先方の会社に電話をして聞くようにしましょう。

C 発信者名

あて名より1行下げて右側に書きます。1行目に所在地、 2行目に会社名、3行目に役職名・個人名を書き、所在地は省くこともあります。発信者が2名以上の場合、上位の役職者から順番に書きます。

D 押印

社印は、社名だけの場合は最後の1字にかかるように押します。
役職名や氏名を併記した場合は、社印を中央に、「職印」や「個人印」は最後の1字にかかるように押します。

E 標題

本文より大きめの文字で中央に書きます。

F 前文・本文・末文

拝啓などの頭語は、常に結語とセットになっています。
「拝啓―敬具」「前略―草々」「謹啓―敬白」はよく使われますので、覚えておきましょう。
頭語の後に時候の挨拶、日頃の取引きでの感謝の言葉、または陳謝の言葉を添えます。

 例)日頃は格別のご高配を賜りまし厚く御礼申し上げます。
 
    平素はひとかたならないご厚情をいただきありがとうございます。

G 記

本文の重要なポイントを箇条書きで書いたり、補足事項を書きます。

つい口にする間違い敬語 

January 31 [Thu], 2008, 20:53
上下関係でよく間違うビジネス敬語の使い方です。

◎ 「ご苦労様でした」

「ご苦労様でした」は、目上の者が目下の者に使うことばなので、ビジネス敬語としてNGです。
上司には、「お疲れ様でした」と言いましょう。

この「お疲れ様でした」は、午後から夜の挨拶としても使用します。
ビジネスでは、「こんにちは」などの挨拶はしません。
社外へは、「お世話になっております」になります。

 「お世話様でございます」も、目下の者に使うことばなのでビジネス敬語としては使えません。

◎ 「わかりました」

上司からの指示に「わかりました」も、ビジネス敬語としてNGです。
「承知いたしました」か「かしこまりました」と答えるのが良いでしょう。

◎ 「〇〇はお休みをいただいております」

名指し人が休みを取っている場合に、職場でよく聞かれることばです。
「お休みをいただく」の「いただく」は謙譲語ですので、へりくだってその相手から休みをいただいているような感じがします。

「本日、休みを取っております」と答えましょう。

◎ 「とんでもございません」

これは、よく取り上げられる間違い敬語で、つい口にしてしまう言葉です。
この間違いの元は、「とんでもない」が「とんでも」+「ない」と言う言葉だと思っているからです。
「とんでもない」で一言なので、正しい敬語の使い方は、「とんでもないことでございます」となります。言いにくければ、せめて「とんでもないです」で慣れましょう。

 「情けない」を例に取るとよく分かります。
「情けないことです」は言いますが、「情けもございません」とは言い

失礼な敬語 

January 28 [Mon], 2008, 23:17
尊敬語のつもりで使っている敬語には、ビジネスマナー違反な失礼な敬語があります。
社外の人を社内の人より低めてしまう結果となり、大変失礼です。

★ 「ご覧いただけましたでしょうか?」

「いただく」は「もらう」の謙譲語なので、自分に対して使う言葉です。相手に対して尊敬の意を表すのなら、「ご覧下さいましたでしょうか?」と言いましょう。

★ 「ご持参ください」

「持参」と言う言葉自体が謙譲語です。謙譲語にいくら「ご」を付けても尊敬語にはなりません。「お持ちください」と言いましょう。

★ 「〇〇さんは、社内におられますか?」

「おる」は「いる」の謙譲語で、「私は、午前中は社におります」のように使います。社外の人に使うのは、ビジネスマナー違反です。
正しくは「〇〇さんは、社内にいらっしゃいますか?」となります。

★ 「どうかいたしましたか?」

ここで問題な言葉は「いたす」です。
「いたす」は「する」の謙譲語になります。自分に対して使う言葉です。
正しくは、「どうかなさいましたか?」、あるいは「どうかされましたか?」と言います。

★ 「〇〇さんでございますか」

「ございます」は「ある」の丁寧語です。「この先が応接室でございます」なら問題ありませんが、上記のような場合は、直接相手に敬意を表すように「〇〇さんでいらっしゃいますか」を用います。

ビジネス敬語A 

January 25 [Fri], 2008, 23:07
前回は社外の人を低める間違ったビジネス敬語についてお話しましたが、今回は、逆に社内の人に敬意を表す間違ったビジネス敬語の使い方について書きます。

◆ 社内の人に敬意を表す間違い敬語

@ × 「〇〇課長がおっしゃっていました」

課長は、社内では敬意を払う相手ですが、社外の人の前では、自社の社員を尊敬語で表してはいけません。 

 「〇〇課長が申しておりました」

A × 「〇〇課長に申し上げておきます」

合っている印象を受けますが、「申し上げる」は自分を低め、相手の〇〇課長を高めてしまう敬語です。これでは、社外の人の前で社内の人間を高めることになります。

 「〇〇課長に申します」

同じ「言う」の謙譲語でも「申し上げる」は相手を高める意味で使い、「申す」は聞き手に敬意を表す敬語です。

B × 「ご用件を〇〇課長にお伝えします」

これも思わず使ってしまう間違い敬語の一つです。
「申し上げる」の使い方と同じで、社内の人を高めてしまいます。

 「ご用件を〇〇課長に申し伝えます」

間違いビジネス敬語 

January 23 [Wed], 2008, 18:31
ビジネス敬語でよく間違えるのは、社外の人との会話で、社内の人を高めてしまったり、、逆に、社外の人を低めてしまう敬語です。

★ 社外の人を低める間違った使い方

@ × 「受付でうかがって下さい」

「うかがう」は「聞く」の謙譲語です。これでは社内の受付を高めて、社外の人を低めてしまうことになります。 

 「受付でお聞き下さい」と言うのが正しい使い方です。

A ×「○○課長は外出中ですので、4時頃お電話して下さいますか?」

「お〜して」は「お〜する」の変形で謙譲語になります。うしろに、ていねい語の「下さい」を付けても尊敬語にはなりません。 

 「○課長は外出中ですので、4時頃お電話下さいますか」が正しい言い方です。

B × 「受付でいただいて下さい」

「いただく」も「貰う」の謙譲語であり、社内の受付を高め、社外の人を低めてしまいます。 

「 受付でお受け取り下さい」となります。

お茶の入れ方 

January 22 [Tue], 2008, 15:53
お茶には色々な種類があります。煎茶、玉露、ほうじ茶など・・・
それぞれ、お湯の温度などの違いがありますが、共通して気をつけるポイントは以下の3点です。

@ 湯呑みを温めておく
A 味が均等になるように少しずつ注ぎ分ける、
B 最後の一滴まで絞りきる。最後の一滴においしさがあります。

◆ 煎茶の入れ方 

急須にお湯を入れて十分温めてからお湯を捨てます。湯の温度は60度前後、抽出時間は1〜2分が目安。茶葉はひとり大さじ1杯(3〜5g)×人数分を急須に入れます。
1人分の場合は、茶葉はやや多めに用意します。
湯呑みに9分目までお湯を入れ10秒数えてから、そのお湯を急須に入れて20秒ほどおきます。
3人分の湯量は、150〜180cc.です。

2煎目は湯の温度を高くし、抽出時間は短くします。

◆ 玉露の入れ方 

急須にお湯を注ぎお湯の温度を下げます。そのお湯を湯呑み7〜8分目まで入れ、さらに温度を下げます。急須に残ったお湯は捨てます。
お湯の温度は50℃から60度です。

 決して沸騰したお湯を入れないようにします。

抽出時間は1〜2分が目安。
急須に玉露の茶葉を3人分で約10g(大さじ2杯程度)を入れます。
湯呑みに入れたお湯を茶葉の入った急須へ入れ、2分ほど(上玉露は2分半)蒸らします。

◆ ほうじ茶、番茶、玄米茶

香りが高いほうじ茶は、沸騰した熱々のお湯で一気に入れるのがおいしさの秘訣です。
茶葉の量は湯呑み1杯につきティースプーン1杯を急須に入れ、沸騰したお湯を注ぎます。
茶葉は、蓋をして15秒程蒸らします。番茶や玄米茶も、香りを楽しむお茶なので同様に熱いお湯で入れてください。

★ 紅茶の入れ方

ティーポットとカップはお湯を注ぎ温めておきます。
茶葉は一人につき、ティースプーン1杯を入れ、沸騰したお湯を注ぎます。蒸らす時間は、茶葉のサイズが大きい場合は約3分、小さい場合は約2分程度です。
茶こしで茶がらを濾しながら、ポットからティーカップに注ぎます。最後の1滴がベストドロップと呼ばれます。

アイスティーも途中までは同じ方法で入れますが、お湯の量は半分にします。その後、大切なのは、氷をいっぱい入れたグラスに熱い紅茶を一気に注ぐ事です。

徐々に冷やすと白く濁ってしまいやすいので、一気に注ぎ、素早くかき混ぜます。

お茶出しのマナー 

January 19 [Sat], 2008, 22:22
★ お茶出しの準備

室内にサイドテーブルがある場合、お盆に茶碗と茶托を別々に乗せ、胸の高さで茶碗に息がかからないように運びます。
サイドテーブルがない場合はあらかじめ茶碗と茶托をセットしていく場合もあります。

部屋に入る際は、ドアを軽くノックして、小声で「失礼致します」と挨拶します。
サイドテーブルの上か、応接テーブルの入り口側にお盆を置き、お盆の上で茶托と茶碗をセットします。

★ 席次とお茶出しの順番

お茶を出す時は、お客様の上座に座っている人から順に出し、次に社内側の上座から順に出します。

 社員が自分専用の茶碗を持っていても、お客様用と同じ茶碗を出します。

★ お茶出しは両手で

お茶出しは「どうぞ」と一声かけて両手で出します。片手で出す時は、「片手で失礼します」と一言添えましょう。
お客様がお話し中の場合は、声をかけず目礼します。

★ お茶出しの位置

お茶出しは、茶菓子が左でお茶は右が基本です。但し、お茶だけの場合、右手で作業している事が多いので、邪魔にならないように左側から出すと言う説と、右手で飲むので右側から出すと言う説があります。

 基本はあくまでも基本ですので、臨機応変に対処し、空いている側から出します。

机上に書類等が置かれている場合に、無理に置こうと勝手に書類に触れないようにします。
又、後ろ側にスペースがない場合は、「前から失礼します」と一声添えて前から出します。

★ 茶碗の向き

カップや茶碗の絵柄がお客様の前に向かうように出します。カップの持ち手は、模様が全体に入っていれば左に、スプーンは持ち手を右にして、カップの手前に置きます。

名刺交換の方法 

January 17 [Thu], 2008, 23:32
名刺交換は、ビジネスマナーの基本ですが、渡すタイミング、順番、受取り方など迷いますね。名刺交換の際の挨拶の仕方も覚えましょう。

★ 名刺交換の順番

自己紹介は目下の者から、あるいは訪問した側が先に名乗ります。
但し、上司と一緒の場合、上司が優先となります。
上司が名刺交換をし始めたら、部下同士が名刺交換を始め、次に相手の上司と交換します。

★ 渡し方

名刺の向きは相手が読める向きにして渡します。
名刺交換はテーブルなどの物をはさまずに、立って交換します。
場所的に無理な場合は、「こちらから失礼します」と一声かけてから渡します。

★ 受け取り方

「頂戴します」と言いながら、名刺を利き手で受け取り、もう一方の手を添えます。
受け取った名刺は、名前を覚えたらしまいます。名前も見ずにすぐにしまうのは失礼です。
但し、覚えていないなら、名刺をテーブルの上においていてもOKです。相手の名前を会話の中にさりげなく入れましょう。辞去の際には忘れないように注意しましょう。

★ 名刺への書き込み

その場では、携帯電話番号やメールアドレスくらいに留め、帰ってから日付や紹介者などを、名刺に書き込むぐらいは構いません。名刺専用のクリアファイルに整理をしましょう。

★名前が読めない時

相手の名前の読み方が分からない時は、「恐れ入りますが(失礼ですが)何とお読みするのでしょうか?」と言ってその場で本人に聞くようにしましょう。

これは失礼には当たりません。


名刺は常に多めに持っていましょう。
切らしてしまった時は、相手に詫び、後日簡単な詫び状を添えて郵送しましょう