後輩に作業を頼む 指示のポイント

August 01 [Mon], 2011, 10:13
キャリアバランス川楠です。「人にものを頼む」「仕事を依頼する」、これらは仕事をしていく上で必ず出てくる場面です。まして時短や定時帰りをしているワーキングマザーなら、周囲の協力を得て仕事を進めることも多いことでしょう。また、キャリアを積み、チームを動かすリーダーとなると、様々な人を使って目標を達成することが必要となります。他人に指示を出して正確に仕事を達成するための会話術をぜひ身につけたいものです。

 さて満点さん、軽作業を後輩に依頼するのですが、あいまいな指示が行き違いを生んでいるようです。

 満点:簡単な作業なのでそんなに時間もとらせないからよろしくね。この資料をコピーして綴じておいてくれないかしら。なるべく早くにお願い。100部くらいあればいいから。あと、ちょっと全体的に文字が小さいので見やすく拡大コピーしておいてくれる? 出来たら課長に渡しておいて。じゃあ私、取引先に呼ばれて外出しなくちゃいけないから、よろしくね〜」(慌てて外出)

 後輩:ちょ、ちょっと、待って下さい。あ〜あ、もう行っちゃった。確認したかったのに。ま、いいか、そんな難しい作業じゃないから。この仕事が終わったら、手をつけようっと。

 満点:ただいま〜。出先から電話して良かったわ〜。確かに私は「なるべく早くにお願い」としか言わなかったけど、「早く」と言ったから、何よりも先にやってくれると思っていたのよ。もう出来た? 

 後輩:はい、満点さんから電話を頂いて、今日の4時までに必要って聞いたので急ぎやりました(最初からちゃんと時間指定してくれれば良かったのに…本当はとっても大変だったんだから)。課長に出来た資料を全て渡しておきましたから…

 満点:え? 課長には課長の分として1部だけ渡してくれればよかったのに…うわ、課長の机の上、資料の山になっている。

*** 正確な仕事は的確な指示から ***
 このあと、満点さんは資料の拡大コピーがあまりにも大きくされていて「メモを書き込む余白もない」と愚痴を言っていました。どうやらイメージとは違っていたようです。資料作成のタイミング、課長に資料を全て渡してしまったことなど、自分の意図が正確に伝わっていなかったことに気づきました。

 いったいどう指示すればよかったのでしょう。







 満点:この資料なんだけど、今日の4時に使うので私が外出から戻る3時までにはコピーを取って綴じておいてほしいの。部数は100部でお願い。急で申し訳ないんだけどできるかしら? 

 後輩:わかりました。急ぎなんですね。今やっている仕事を後回しにして、先に取り掛かります。

 満点:そうしてくださると助かるわ。あと、コピーは125%に拡大して見やすくしてほしいの。1セット作ってみたからこれを参考にして。出来あがったら1部は課長に渡してくれる? 残りは全てそこの書棚に入れておいて。大丈夫? 何か不明点はあるかしら? 

 後輩:見本があるので大丈夫です。よくわかりました。

*** 指示のコツは5W3Hを使って具体的に ***
 他人にお願いをするのにこと細かく言うのは申し訳ないと言う人もいますが、指示があいまいだと意図が正確に伝わらず、頼まれたほうも悩んでしまいます。せっかくやってもらったのに自分が意図していたものとは違っていたりすると、お互いが嫌な気持ちになるし、何よりも仕事の成果も期待できません。他人に指示をする時こそ5W3Hを意識して具体的に伝えて下さい。

 5W3Hを確認してみましょう。

 Whenいつ

 Whereどこで

 Who誰が

 what何を

 Whyなぜ

 Howどのように

 How manyいくつ

 Howmuch いくら

 満点さんの最初の指示はあいまいでしたが、満点会話ではこんなふうに具体的に指示をしていました。

 ・なるべく早くに→今日の3時までに

 ・100部くらい→100部

 ・見やすい大きさに→125%に

 ・課長に→課長に1部

 いかがでしたか? 具体的に指示をするという意識の中に5W3Hをうまく活かしてみてください。

川楠 裕子
マネージャー。キャリアカウンセラー。DiSC認定インストラクター。

大手クレジットカード会社にて2度の育児休業を取得し、34名の部下を持ちながらマネージャー(部長代理)職を務めた。現在は講師とカウンセリング業務などに携わり、特に「両立支援セミナー」では、千人以上のワーキングマザーを支援している。

* スキー「命」の夫と‘反抗と甘え’を繰り返す微妙な年頃の中学生、まだまだ甘ったれの小4の息子を持つ。

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