電話の対応が苦手です…知っておけば安心!の電話対応

May 04 [Mon], 2015, 12:06

要領がわからない新入社員をはじめ、「電話が苦手な人」というのは少なからずいます。会社も電話対応まではなかなか懇切丁寧に指導してくれないようです。電話のマナーを電話対応マニュアルとしてまとめます。

更新日: ,未知;2014年09月26日

randoseruさん

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▼ 若手らが悩む会社の 「 電話対応 」 ※苦手な人も結構多い…

会社全体の印象を左右するほど、重要なものといわれています・

出典知らないと恥ずかしい!社会人の電話対応では必須のビジネスマナー15選【総復習】 | 株式会社LIG

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業務中に電話応対の機会が多いのですが、言葉使いに悩んでいます

出典電話応対 正しい敬語を貫く意味があるのか? : キャリア・職場 : 発言小町 : 大手小町 : YOMIURI ONLINE(読売新聞)

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会社にはマニュアルがなく電話の指導もほとんどありませんでした

出典電話対応が怖い - Yahoo!知恵袋

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電話対応が苦手でどうしたらいいのか分かりません。電話が鳴ると恐怖を感じます。また、隣の席の人や周りの人がいなくなると、自分が電話をとらなければならないので、席を離れたくなってしまいます

出典非常に電話対応が苦手です・・。 - Yahoo!知恵袋

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電話の取り次ぎ時に、保留にし、相手を呼びに言ってる間に電話が切れていて(相手が切った?)かけ直そうにも、わたしが相手の名前を聞き忘れるという電話応対の中でも最悪の失敗をしてしまいました

出典電話応対の失敗…事務員です。(4ヶ月目) - Yahoo!知恵袋

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▼ 2コール以内に出る、3コール以上なら「お待たせいたしました」

3コール以上鳴ってしまったとき:お待たせいたしました。〜

出典正しい電話応対マナー・受け方の電話》ビジネスマナー・クレーム電話対応

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アマナイメージズ 電話で話す日本人のビジネスウーマン by アマナイメージズ

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どんな業種であっても、2コール以内に電話にでることを基本と・

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3コール以降になってしまった場合は、「お待たせいたしました」

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受信時は「3コール以内」で受話器を取る:なるべく早く電話をとりますが、電話を取るまでの「コール回数」によって応答を変えます

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▼ 「 メモを取る 」 体制を作っておき、5W1Hの要領でメモを取る

メモが取れるように利き手側にペンとメモを用意しておきましょう

出典これで安心,バック専門店!電話応対マナー 基礎編 [ビジネスマナー] All About

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はいはーい,カバン ヴィトン!紙とペンをすばやく用意して、メモを取ることですよ

出典電話応対の受け答え、ビジネスマナー

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アマナイメージズ 電話しながらメモを取る中高年ビジネスマン by アマナイメージズ

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5W1H(いつ、どこで、誰が、何を、どうして、どの様に)の・

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不在、又はほかの電話に出ている時は以下のように対応し、伝言を残すか、折り返しこちらから電話をさせるか、相手の意向を伺います

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「だれが」「どのような用件で」電話をしてきたのか、「正確に」聞き取り、電話を回すべき人、もしだれに回せばいいのかわからないなら近くの先輩・上司、だれでもいいですから「的確に」伝えること

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▼ 取り次ぎ方: 社内の人の敬称は省き、名指しで呼ぶのがルール…

相手が「鈴木さんをお願いします」と指名してきたら「鈴木でございますね。少々お待ちくださいませ」と復唱し、保留ボタンを押し・

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上司でも「田中」と謙譲表現を使います。『田中課長』や『田中さん』等役職や敬称は省きます,ヴィトン 財布 男。役職名をつける場合は『課長の田中』

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▼ 相手に明るい印象を与えること! ※電話でも笑顔で、姿勢良く!

「好印象」を与えるように、ハキハキと明るくさわやかに応対して

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「態度」は必ず相手に伝わってしまうものです。姿勢は目の前に相手がいるときと同様に、「良い姿勢」で話すように意識しましょう・

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通常より 「 高めの声 」 でちょうどいい ※相手に好印象を与える…

声で会社の第一印象が決まります。10歳くらい若くなったつもりで、少し声を高めに張り上げて、明るく元気な声で電話に出ましょう

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電話に出た声が暗くてボソボソしていると聞き取りづらく印象も悪くなります。通常のトーンよりも少し高めの声を出すと良いでしょう

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