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将来のストーリーを描く――スター社員の仕事術 / 2010年07月04日(日)
 ストーリーを描いて仕事をする上では「スケジュールを立てる」「段取る力」「失敗を想定すること」の3つが大切と主張、それらを確実に実行するための施策や心得を解説する。

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●スケジュールを立てる

1.「納期までに」ではなく、いつ始めていつまでにやるかを自分で決める

 スケジュールですが、たいていの人は「『いつまでにやればいいか』という『納期』を意識する」→「その日までに間に合うやり方を考える」という順番になるのではないでしょうか。

 この場合の「納期」とは、依頼者の都合や、上司からの指示などで決められている最終期限のことです。こういうやり方をしていると、仕事の質が上がりません。定められた納期を期限にして、できる範囲でやるのではなく、「やれる方法を徹底的に考えて、できる限り早い期限を設定する」という姿勢が大切です。

2.マイルストーンを設定する

 マイルストーンとは、プロジェクトの中で中間報告的な大きな節目のことを指します。一定サイズ以上のプロジェクトでは、達成したい目標へ向かって、まずステップごとに段階を分け、計画を立てて実施します。このステップの区切りに、プロジェクトメンバーでの進ちょくの確認会や中間報告会のようなイベントをスケジュールに盛り込みます。中間報告会の時に進ちょくやクオリティーの検証結果によっては、修正計画で新たなるスタートを切ります。

3.時間の見積もりを冷静にする

 「大丈夫、来週までにできます」などという強気の発言をしながら、フタを開けてみると、決まって期限で完了できない人がいます。そういう人には次のような傾向があります。

・細分化された1つ1つの仕事にどれだけ時間がかかるか分からない(→「時間の見積もり力」が欠けている)
・未来に向かうほど、時間の余裕を過大に期待してしまう(→「余裕の見積もり力」が欠けている)

 試行錯誤を繰り返し、時間を見積もる力をつけていくことが大切です。

●段取る力

 2つ目に大事なことは「段取る力」です。段取りが取れている状態の定義は、「突発事項や、追加の仕事の読みも立てた上で、スケジュールに基づいてすぐに着手できるレベルまで具体的な作業内容を明確に決められている状態」です。

1.5分トライアルの勧め

 細分化された「課題のつまみ食い」をしてみることをお勧めします。私はこれを「5分トライアル」と呼んでいます。

 順番に課題に取り組むのが一般的ですが、「5分トライアル」は、すべての課題を5分間だけ考えてみる、すべての作業について5分間だけチャレンジしてみる、というものです。時間を再見積もりすることになりますし、事前にどれかの作業が他の人の力を借りなくてはならないと分かれば、段取りを変えることができます。

2.外の人の力を借りる3つの心得

 段取りの中で、他の人の力、特に社外の専門家の力を借りなくてはならないような場合は、次のような注意が必要です。

 「外のことが先で、自分のことは後」(→1人で進められる課題は後にすることが原則)、「依頼の内容を明確にする」(何を、いつまでに、どのように)、「心の準備をしてもらう」(→予定を入れたら、すぐに概要を伝えましょう。先方は心の準備ができます)。

●失敗を想定する

 仕事のできる人は「このプロジェクトは失敗することもある」という前提で、リスクを前提にした段取りを考えます。すべてを疑ってかかる心配性の人の方が、仕事ができる人になります。(今野誠一)

【7月2日11時10分配信 Business Media 誠
http://headlines.yahoo.co.jp/hl?a=20100702-00000024-zdn_mkt-bus_all
 
   
Posted at 11:41/ この記事のURL
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