今回は仕事のスピードアップにつながる、整理上手になれる基本を5つご紹介します

November 24 [Mon], 2014, 14:13
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仕事をしている中で、紙の資料がグチャグチャで、何がどこにあるかも分からない・・・。

きちんと整理しておけば、すぐに仕事に取りかかれるのに、資料探しから始めるのははっきり言って時間のムダ。

今回は仕事のスピードアップにつながる、整理上手になれる基本を5つご紹介します。

1)資料の定位置を決める「あれ、どこに行った?」とならないよう、資料をしまう場所を決めましょう。

机の右側や、 引き出しの中のファイル、など、定位置が決まっていれば、紛失の際も、そのスペースから探せばラクですよね。

2)机の上に資料を山積みにしない人は目に入る情報量が多いと疲れるといいます。見える範囲に資料が山積みだと、気になることが増えて集中力も低下してしまいそう。

机の上には、あまりモノを並べないようにしましょう。資料類も引き出しやファイルボックスなどを活用して、取り出しやすく収納するのがオススメです。

3)小分類と大分類ファイルを活用する増えていく資料を整理するには、クリアファイルとファスナー付きの大きめのファイルのダブル使いがオススメ。

クリアファイルは10枚程度の紙ならおさまりますが、それ以上の紙があるとあふれてしまいます。

ファイルボックスを使ってもいいですし、『大ファイル』の中に『小ファイル』を入れると片付きます。

片付ける際はクライアントごとや書類の種類別など、カテゴリー別で分けるようにしましょう。

4)捨てる勇気を持つたまってきた資料は、時々、見直してみましょう。案外、同じような内容の資料を持っていたりすることもあります。

要らないものを捨てる習慣があると、同時に「資料を振り返る」ことにもなり、忘れていたことを思いだせるかも!?

5)色で分類する例えば、赤のファイルは優先順位が高い作業の資料、緑のファイルは後回しにしてもいい作業の資料など、色を使って資料を片付けるのもコツ。

自分以外の人に資料の場所を伝える場合も、「色」を指定していると見つけやすくなりますよ。

大切な資料をなくすリスクを減らすためにも、きちんと自分の中でルールを作っておきましょう。

書類などを探すのに必要な時間は、1日に30分程度、なんと年間では120時間になると言われています。

1日あたりの探し物時間が数分でも、それが日に日に積み重なると膨大な時間になります。日頃から整理を心掛けて、仕事をスピードアップさせちゃいましょう。by 萩原美月巨人倍増
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