■001 Gmail 

August 25 [Tue], 2009, 13:08
@プリントアウトされた書類は全て捨てる。

データをすぐに参照するような場面では閲覧性が優れているので商品データ・価格表など何度も確認しなければいけないのは紙で管理しておいたほうがいい。(もちろん、終わればデータ化して捨てるんだけど)

A資料はできるだけデータでもらう。
機密事項のものはパスワードをかけて、改ざんが心配な物はPDFで行う。

Bデータをメールで行うと何時、誰に送ったのか(送られてきたのか)が記録で自動的に残るため、書類管理データベースとして活用できる。



時系列での厳密な管理ができる。
送信者による検索ができる。
メール本文を参照すると文脈がわかる

その中でもGmailはネット環境さえあればどこでも仕事になるのでGmailがおススメ!

そして重要なのが

ルールを設定するということ。

まず日付の記述を統一する→【例】2009/08/25
日付で検索をかけたときに2009/08/25としたり2009年8月25日としておくと検索に引っかかったり引っかからなかったりするため。

また、日付はスケジュールを確認する上でも楽。2009/08/25で検索するとその日が締め切りの物やスケジュールの確認が楽にできるため。

相手の名前をフルネームで行う→○○会社 鈴木 太郎 様
同姓までなら仕事をする上で何人か出てくるかもしれないけど、同姓同名までになるとなかなか。
これも検索がしやすいための知恵。

添付フォルダは「プロジェクト名_書類名_作成日」とする。
上記三つで検索もかけられるし、更新順に仕分けもできるので時系列がはっきりする。

これだけでもかなり仕事が効率化されるので習慣にしてます
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