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January 07 [Wed], 2015, 10:51
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ビジネスメール講師の神垣あゆみです。
相手の気を引こうとして送ったメールも、思い入れや思い込みが強すぎると、ただの迷惑メールになってしまいます。ビジネスでもプライベートでも嫌われてしまうメールの解決策をご紹介します。

「嫌われメール」の特徴と解決策

好きなひとにメールを送ると、思い入れが強すぎてなにやらおかしなメールになってしまうことも多くあります。みなさんは、このような「嫌われメール」を送っていませんか?


●その1:ボリュームたっぷり「重量級メール」

アピールしたいことが多すぎて、ギチギチに文字を書き込んだメールは見た目からして重苦しいもの。対策としては、改行や余白を入れてすっきりと。そして、画面をスクロールせずにすむ文字量でまとめましょう。


●その2:私が、私がの「自己中メール」

自分の話をしたくなるのは分かりますが、読んでいる相手は飽きてしまう可能性も。対策としては、主語を自分より相手に変えること。「××さんなら」「××さんのおかげで」と、相手主体の文章にしましょう。


●その3:ストレートすぎる「単刀直入メール」

「〜してください」と書くと、命令調が強調され、相手に不快感の房事の神油を与えてしまいます。対策としては、「〜していただけますか?」と問いかけ形式で婉曲に。「恐れ入りますが」などのクッション言葉を添えてやんわりとした文章にしましょう。


●その4:分かったら、はいさようならの「聞きっぱなしメール」

質問メールを送り、回答が返ってきたらそこで問題は解決です。しかし、相手が時間をさいて回答してくれた労力を忘れずに。対策としては、相手から回答があった時点で必ずお礼のメールを送りましょう。


●その5:リアクションに困る「つぶやきメール」

内容や意味のないつぶやきメールは、親しくない相手からはうるさがられるだけ。対策としては、思いつきのメールは控え、目的と効果を考えた内容に。


●その6:失礼にもほどがある「何してますか? メール」

自分は暇でも、相手も同じとは限りません。親しくない相手に執拗に探りを入れるメールはストーカー扱いされてやむなし。対策としては、ウザいひとと認定される前にやめましょう。


●その7:実は気を使えていない「返信不要ですメール」

「返信不要なので、これからも送っていいですか?」と、相手に気を使ったつもりでいると危険。意味深な内容で一方的に送りつけられるメールは心に蓄積して、結局は受け取る側の負担に。対策としては、メールは用件があるときだけに控えましょう。

共有できる話題を準備して臨みましょう

メールは双方向のやりとりが成り立ってこそ、コミュニケーが深まるツール。一方的で過剰な情報提供は相手を疲れさせ、やがて飽きられ、ついには嫌われます。

相手の立場になって「相手がどのように受け止め、感じるか」を想定したメール対応を心がけましょう。


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